• Ilze Palmbaha

Attaisnojuma dokumentu jaunās prasības

Attaisnojuma dokumentu jaunās prasības | ifinanses.lv


2022. gada 1. janvārī stājās spēkā jauns Grāmatvedības likums. Tas izstrādāts, lai pilnveidotu grāmatvedības regulējumu un nodrošinātu tā atbilstību pašreizējai juridiskajai tehnikai un elektroniskajām iespējām. Izmaiņas ir piedzīvojuši arī attaisnojuma dokumenti.


Attīstoties informācijas tehnoloģijām un datorprogrammām, ne tikai mainījusies grāmatvedības dokumentu apstrāde, līdz ar to arī attaisnojuma dokumentu sagatavošana, grāmatvedības reģistru kārtošana un glabāšana elektroniski, bet arī paredzētas atšķirīgas glabāšanas vietas prasības elektroniska un papīra formas grāmatvedības dokumentiem.

Vai ir mazinājies administratīvais slogs attaisnojuma dokumentu apritē, katram jāspriež pašam, taču šeit apkopotas tās normatīvo aktu izmaiņas, kas katram būtu jāņem vērā.


Dokumentu noformēšana

Mainītas prasības attaisnojuma dokumentu noformēšanā. Atbilstoši Grāmatvedības likuma (GL) 11. pantam:

  • nav jānorāda juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors ir fiziska persona);

  • nav jānorāda saimnieciskā darījuma pamatojums. Šo prasību nejaukt ar saimnieciskā darījuma aprakstu, šī prasība jāievēro tāpat, kā tas ir bijis saskaņā ar spēkā zaudējušo likumu “Par grāmatvedību”;

  • ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziska persona, kas neveic saimniecisko darbību, attaisnojuma dokumentā norāda tikai šīs personas vārdu un uzvārdu. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem.

Jaunajos Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” ir skaidrāk definēts, kā piešķirt numuru un nosaukumu attaisnojuma dokumentiem:

  • attaisnojuma dokumenta numurā norāda vismaz attiecīgā attaisnojuma dokumenta veida kārtas numuru, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi;

  • attaisnojuma dokumentu veidus, to nosaukumus un dokumenta numurā lietojamos apzīmējumus nosaka uzņēmums grāmatvedības organizācijas dokumentos;

  • attaisnojuma dokumenta veida nosaukumu izvēlas uzņēmums atbilstoši attiecīgā saimnieciskā darījuma būtībai;

  • ierakstiem grāmatvedības reģistros, ja nepieciešams, var izmantot tādus iekšējus attaisnojuma dokumentus, kas sagatavoti, pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma datiem.

Savukārt, sagatavojot strukturētu elektronisko rēķinu atbilstoši Eiropas Savienības (ES) standartam LVS EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis”, uzņēmums to izraksta atbilstoši tehniskajā specifikācijā LVS CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts” noteiktajai ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) sintaksei.


Iegrāmatošanas termiņš

Saskaņā ar GL 13. pantu ir mainītas prasības iegrāmatošanas termiņiem. Attaisnojuma dokumenti jāiegrāmato 20 dienu laikā pēc mēneša beigām (iepriekš – 15 dienu laikā). Šis laiks saskaņots ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 118. pantā noteikto pievienotās vērtības nodokļa deklarācijas iesniegšanas termiņu.

Savukārt 15 dienu laikā pēc ceturkšņa beigām attaisnojuma dokumentus var iegrāmatot reliģiskās organizācijas, biedrības, arodbiedrības un nodibinājumi, kas piemēro vienkāršo ierakstu.

Tāpat kā pašreiz un arī turpmāk 15 dienu noteikums ir mikrouzņēmumu nodokļa maksātājiem, individuālajiem komersantiem, individuālajiem uzņēmumiem, zemnieku un zvejnieku saimniecībām, kuru apgrozījums nepārsniedz 300 000 eiro, un fiziskajām personām, kuras veic saimniecisko darbību.

Nodokļu maksātājiem, uz kuriem attiecas norma par 15 dienām, ārējos un iekšējos attaisnojuma dokumentus iegrāmatot var ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā ceturkšņa beigām, kurā attiecīgais attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts (nosūtīts), un ne vēlāk kā līdz tās gada pārskata vai finanšu pārskata sastāvdaļas, kuru sagatavo par attiecīgo pārskata periodu, parakstīšanas datumam.


okumentu glabāšana

GL 5. nodaļas 28. pantā par grāmatvedības dokumentu glabāšanu arī daudzas normas pārņemtas no iepriekšējā likuma:

  • gada pārskati jāglabā līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai;

  • inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri un organizācijas dokumenti – 10 gadus;

  • attaisnojuma dokumenti par darba samaksu līdz 1999. gadam – 75 gadus, par darba samaksu pēc 1999. gada 1. janvāra – 10 gadus.

Jauna prasība ir par informāciju, kas atspoguļo samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un darbinieku neizmantotajiem atvaļinājumiem, – tā jāsaglabā 10 gadus no dienas, kad ar darbinieku izbeigtas darba tiesiskās attiecības.

Pārējiem attaisnojuma dokumentiem glabāšanas laiks ir līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu likuma prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks kā pieci gadi.

Gan elektroniskā, gan papīra formāta dokumentiem glabāšanas laiks ir vienāds, taču atšķirīgas ir prasības, kur tos drīkst glabāt.

Tāpat kā līdz šim grāmatvedības dokumenti papīra formā glabājami Latvijas teritorijā. Savukārt grāmatvedības dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas vai citas ES dalībvalsts teritorijā.

Ar šo normu jābūt uzmanīgiem, jo jaunais likums ierobežo datu uzglabāšanu, nosakot to izvietošanu tikai ES mākoņresursos. Ir jāpārbauda, kur dati glabājas, lai neveidojas situācija, ka, piemēram, mākoņservisu nodrošina trešā valsts, līdz ar to pārkāpjot GL prasības, vai, ja, piemēram, uzņēmumā dokumentu glabāšanai tiek izmantots tikai portatīvais dators, brīdī, kad darbinieks ar šo datoru aizlido uz kādu trešo valsti, būs pārkāpts likums, jo dati vairs netiks uzglabāti ES teritorijā.

Vēl viens svarīgs aspekts ir tas, ka elektroniski glabātajiem dokumentiem ir jānodrošina pilnīga tiešsaistes piekļuve attiecīgajiem datiem.

_______________________________________________________________________

Uzņēmuma grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju

_______________________________________________________________________


Dokumentu izmantošana

Jaunajā likumā ir noteikts, ka uzņēmuma grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju.

Jaunā kārtība ir jāiestrādā uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos, atrunājot, kā personas piekļūst uzņēmuma grāmatvedības gan papīra, gan elektroniskajiem dokumentiem, kā tiek glabāti un arhivēti dokumenti, kādi ir drošības nosacījumi attaisnojumu dokumentu piekļuvei, kā arī citus aspektus, kas ir svarīgi katram uzņēmumam.

Attīstoties jaunām tehnoloģijām, pārsvarā grāmatvedība tiek kārtota elektroniski – tas gan paātrina attaisnojuma dokumentu apstrādes ātrumu, gan veicina darba efektivitāti.

Vienlaikus, lai uzņēmuma vadība būtu pārliecināta, ka attaisnojuma dokumenti ir sagatavoti un glabāti atbilstoši likumdošanas prasībām, jābūt skaidri atrunātiem gan procesiem, gan kontrolēm par attaisnojuma dokumentu apriti. Šāda dokumentu izstrāde un apstiprināšana ne tikai pasargās no Valsts ieņēmumu dienesta (VID) viedokļu interpretācijas par labu šai kontrolējošai iestādei, bet arī nodrošinās grāmatvedības kārtošanas principu pēctecību uzņēmumā, ja mainās grāmatveži, un sniegs pārliecību, ka tiek izmantotas vienas un tās pašas metodes.

Administratīvā pārkāpuma procesu par GL pārkāpumiem veic VID. Saskaņā ar GL 42. pantu par grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošanu, gada pārskata un konsolidētā gada pārskata neiesniegšanu VID vai Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojam noteiktajos termiņos vai normatīvajiem aktiem neatbilstoša gada pārskata un konsolidētā gada pārskata iesniegšanu piemēro brīdinājumu vai naudas sodu līdz 400 naudas soda vienībām.


Kas būtu svarīgi

  • Iepazīties ar GL ietvertajām prasībām gan papīra formas dokumentiem, gan īpašajām prasībām elektroniskajā formā sagatavotiem un glabātiem attaisnojuma dokumentiem un grāmatvedības reģistriem (GL 1., 6., 11., 27., 32. pants);

  • Iepazīties ar MK noteikumiem Nr. 877, kuros atrunāta attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtība (4. punkts), prasības konkrētiem attaisnojuma dokumentiem (5. un 6. punkts):

  • attaisnojuma dokuments, kuru sagatavo attiecībā uz precēm un citām materiālajām vērtībām un pakalpojumiem;

  • attaisnojuma dokuments, kuru sagatavo saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai darbinieka izdevumu atlīdzināšanu;

  • preču piegādes dokumentu noformēšana un parakstīšana;


  • grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrāde saskaņā ar jauno likumu un grāmatvedības kārtošanas noteikumiem;

  • uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēmas izstrāde, atrunājot kārtību, piemēram, kā tiek ierobežota pieeja grāmatvedības datiem, t. sk. attaisnojuma dokumentiem, atbildīgo darbinieku noteikšana par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu.